فرآیند استانداردسازی (بیانیه ماموریت‌ها)
سلسله مباحث اخلاق کسب و کار
قسمت پنجم؛ فرآیند استانداردسازی (بیانیه ماموریت‌ها)
اشاره:
در شماره قبلی که نوروز ۱۳۹۰ منتشر شد، کلیات استانداردسازی اخلاق کسب و کار بیان شد.
در این بخش، علاوه بر تبیین و توضیح مختصر واژه استانداردسازی و بیان رویکردهای نوین استانداردسازی و نیز ویژگی‌ها و روش‌های نوین اعمال شده در قوانین جدید حمایت از حقوق مصرف‌کنندگان در کشورهای صنعتی، روش استانداردسازی اخلاق کسب وکار در سطح جهان، مورد اشاره قرار گرفته و سپس مبانی مستندات اخلاق کسب و کار شامل ۲ فضای برون سازمانی و درون سازمانی بیان گردید. و آنگاه بر مبنای چرخه استانداردسازی که از چهار جز مهم “طرح و تدوین” (plan)، “اجرا” (Do)، “ممیزی و انطباق‌دهی” (Check) و “بازنگری” (Act) تشکیل شده است، مدل کلی استانداردسازی اخلاق کسب و کار، بیان گردید.
در ادامه نیز ضمن بیان مسؤولیت‌های اجتماعی سازمان‌ها، نحوه تدوین منشورهای اخلاقی و رفتاری را عنوان نمودیم و اشاره مختصری نیز بر مبانی اعتقادی طرح شده در کتاب نهج‌البلاغه در ارتباط با اخلاق کسب و کار داشته و در نهایت هم موضوع استانداردسازی اخلاق کسب و کار در سطح ملی مطرح شد.
اینک پس از بیان مسایل نظری اخلاق کسب‌و کار طی ۳ شماره و کلیات استانداردسازی اخلاق کسب و کار در شماره چهارم، به تشریح فرآیند استانداردسازی اخلاق کسب و کار به صورت عملیاتی خواهیم پرداخت. همان طوری که اشاره شد استقرار فرآیند استانداردسازی از برنامه، “طرح و تدوین” آغاز می‌گردد.
در استانداردسازی اخلاق کسب و کار، جهت ارایه برنامه و طرحی دقیق برای تدوین استانداردهای اخلاقی، قبل از تدوین منشورهای رفتاری و اخلاقی سازمان، بایستی بیانیه ماموریت سازمان مشخص، تدوین شده و به تمامی ذی‌نفعان تفهیم گردد.
از این رو، مبحث فرآیند استانداردسازی اخلاق کسب و کار را با موضوع بسیار مهم “بیانیه ماموریت” آغاز می‌کنیم.
سود، ماموریتی مشروع ولی مشروط
اخلاق کسب و کار ناظر بر فعالیت‌های سازمان‌ها و بنگاه‌های اقتصادی است و فلسفه وجودی تمامی بنگاه های اقبصادی کسب سود است، به عبارت بهتر تمامی بنگاه‌های اقتصادی اعم دولتی ، عمومی ، تعاونی و خصوصی ایجاد می‌شوند تا سود تولید و یا حاصل نمایند.
بنابراین سود اولین و مهمترین ماموریت هر بنگاه اقتصادی است، اما موضوع “سود” با استانداردها، مقررات، قوانین و موارد بسیاری از جمله اخلاق کسب و کار ارتباط دارد، به گونه‌ایی که این ماموریت پایه را به ماموریتی مشروع ولی مشروط مبدل می‌سازد، همین موضوع یعنی شروط کسب سود مشروع در واقع پایه و اساس اخلاق کسب و کار را شکل می‌دهد.
تعریف سود
از منظر علم اقتصاد، “سود” ما به التفات هزینه ها (قیمت تمام شده) محصولات و درآمدهای حاصل از فروش آن ها است که پس از کسر ذخیره ها بتواند برای مصارف توسعه ای بنگاه رسیده یا بین سهامداران بنگاه تقسیم شود.
به لحاظ قانونی (حقوق) سود از آن کسانی است که آن را به روش‌های مجاز ایجاد کرده‌اند و از دیدگاه اخلاق کسب و کار سود برابر است با میزان موفقیت های حاصل از تلاش ها و همچنین ارزش های ایجاد شده بر مبنای انصاف (قانونی، عرفی و مهم‌تر از همه اخلاقیات فطری)، بنابراین از دیدگاه اخلاق کسب و کار موضوع انصاف و عدالت در کسب سود مشروع حایز اهمیتی مضاعف است.
از این‌رو برای رعایت اخلاق کسب و کار، سوال اساسی این است که چگونه می‌توان سودی عادلانه و منصفانه ایجاد کرد؟! سوالی که تلاش کرده‌ایم پاسخ آن را در سلسله مباحث اخلاق کسب و کار ارایه نماییم.
بیانیه ماموریت؛ گام اول
گفتیم ماموریت ذاتی و مشروع بنگاه‌های اقتصادی کسب سود است، اما این ماموریت، ماموریتی مشروط به رعایت اصول و جوانب کسب و کار از جمله اخلاق است. متاسفانه در سال های اخیر شاید به دلیل تبلیغات سوسیالیستی، در جامعه ما، موجباتی به وجود آمده است که کسب سود از محل سرمایه گذاری و فعالیت های اقتصادی مشروع پسندیده نباشد و این اساسی ترین پایه های توسعه اقتصادی و اجتماعی کشور به یک ضد ارزش تبدیل شود.
برای اخلاقمند شدن سازمان و مشروعیت سود آن، در ابتدا بایستی محدوده ماموریت‌های سازمان ( از جمله سود آوری) شناخته، تعریف، تبیین شده و در نهایت به تمامی ذی‌نعفان آن تفهیم گردد.
چنانچه این گام نخست به درستی برداشته شود، قطعاً بخش عمده‌ایی از وظایف سازمان در مسیر کسب سود مشروع و استانداردسازی اخلاق کسب و کار به سرانجام خود نزدیک شده است. سازمان‌هایی که ماموریت‌های خود را به درستی درک نکرده اند، قطعاً قادر نخواهند بود این ماموریت‌ها را به نحو احسن به انجام برسانند و این نقیصه دیر یا زود، مساله کسب سود مشروع بنگاه‌ها را با مشکل مواجه می‌نماید، یعنی به دلیل عدم شناخت و انجام ماموریت‌های سازمانی یا کمیت سود و یا کیفیت (مشروعیت) سود، تحت‌الشعاع عدم رعایت ماموریت‌ها قرار خواهد گرفت.
اصل پاسخگویی
مهمترین تراز یا قیاس مشروعیت و یا عدم مشروعیت سود حاصل از فعالیت‌های سازمان های اقتصادی، توان پاسخگویی آن‌هاست.
پاسخگویی در برابر تمامی ذی‌نفعان و پاسخ به تمامی سوالات منطقی آنان و بر مبنای قوانین و عرف پذیرفته شده در جامعه و جهان.
مهمترین مساله برای ارتقاء توان پاسخگویی، شفافیت است، در واقع سازمان پاسخ‌گو، سازمانی است که فعالیت‌های آن شفاف باشد.
همچنین سازمان‌ها برای ارتقاء توان پاسخگویی خود بایستی مسؤولیت‌های خود را شناخته و مسؤولیت‌پذیر باشند و تمامی فعالیت‌های خود را بر مبنای قوانین و استانداردها، انجام دهند.
در واقع یکی از مهمترین الزامات به کارگیری استانداردها، ارتقاء توان پاسخگویی سازمانی است. از این رو با افزایش نیاز سازمان‌ها به ارتقاء توان پاسخگویی در سراسر جهان، هم اینک استانداردهایی ناظر بر همین موضوع (پاسخگویی سازمانی) در سطح جهانی تدوین و مورد بهره‌برداری قرار گرفته‌اند.
یکی از استانداردهای مرتبط با پاسخگویی سازمانی، استاندارد AA1000 است که مدت زیادی از تدوین آن توسط سازمان جهانی استاتدارد (Iso) نمی‌گذرد.
براساس این استاندارد و مطابق شکل زیر (شکل۱)، مبانی پاسخگویی سازمانی همان مواردی است که به اختصار به آنها اشاره شد(شفافیت، مسؤولیت‌پذیری و انطباق با استانداردها).
البته برای رسیدن به این مبانی، بایستی مطابق شکل ۲، اصول اخلاقی سازمان مشخص و محور فعالیت‌های سازمان باشد.
سازمان‌ها نیز در یک چرخه دینامیک معیارهای اخلاقی خود را مشخص و بر مبنای استانداردپاسخگویی AA1000) ) دائماً از روزآمدی اجرای این استاندارد اطمینان حاصل نمایند.
بدین معنا که با محوریت اصول اخلاقی سازمان، بایستی معیارهای اخلاقی تدوین و در چرخه استانداردسازی (تدوین، اجرا، انطباق‌دهی و بازنگری) و براساس استاندارد پاسخگویی، این معیارها برمبنای نیازهای روز سازمان، جاری و ساری گردند.
بنابراین رسیدن به اصول اخلاقی سازمان، اصل اساسی استانداردسازی اخلاق کسب و کار و استقرار استاندارد پاسخگویی است.
در شماره‌های پیشین به تفصیل مطالب و موارد نظری مرتبط با اصول اخلاقی و نیز چگونگی شناخت و تدوین اصول اخلاقی سازمان را بیان نمودیم، از سوی دیگر همان‌طوری که اشاره شد تدوین و تفهیم اصول اخلاقی سازمان، ارتباط نزدیکی با شناخت ماموریت‌های سازمان و تدوین و اعلان تفهیمی بیانیه ماموریت سازمان‌ها دارد.
ویژگی‌های بیانیه ماموریت
یک بیانیه ماموریت زمانی به طور صحیح تدوین گردیده و منشاء تحولات سازنده در سازمان خواهد بود که ویژگی‌های زیر را دارا باشد.
جامعیت: بیانیه ماموریت بایستی همه جانبه‌نگر و جامع باشد، بدین معنا که قبل از تدوین بیانیه ماموریت سازمان، بایستی ذی‌نفعان سازمان و درخواست‌های مشروع آنان، قوانین و مقررات ناظر بر فعالیت سازمان، مسؤولیت‌های سازمان، ارزش‌ها و راهبردی سازمان و… شناخته شده باشند تا بیانیه ماموریت به گونه‌ایی ترسیم گردد که در برگیرنده تمامی موارد فوق باشد.
رعایت الویت ها : قطعاً وقتی سخن از انتظارات ذی نفعان به میان می‌آید، این امکان وجود دارد که بین نیازها و درخواست های آنان، تضاد منافع ایجاد گردد، به عنوان مثال توجه به درخواست مشتری مبنی بر قیمت کمتر با انتظار سهامداران دال بر کسب سود بیشتر، در تضاد باشد.
از این رو بایستی الویت‌های سازمان در تدوین بیانیه ماموریت به وضوح مشخص باشد و مبنای الویت بندی‌ها نیز بایستی اخلاق، پایداری سازمان و سود مشروع باشد.
فضای کسب و کار: یکی دیگر از ویژگی‌های بیانیه ماموریت سازمان‌ها، کمک به خلق فضای کسب و کار مناسب و با طراوت و سالم است.
بنابراین در تدوین بیانیه ماموریت بایستی به موضوع فضای کسب و کار و عوامل موثر بر سالم‌سازی آن توجه ویژه‌ای معطوف داشت.
پویایی: آخرین ویژگی بیانیه ماموریت سازمانی، پویایی آن است.
نبایستی فراموش نماییم، انتظارات ذی‌نفعان، قوانین و مقررات، شرایط محیطی سازمان‌ها و… دائماً در حال تغییرند، بنابراین ماموریت‌های سازمانی نیز بایستی منطبق بر نیازهای روز هر سازمان مورد بازنگری قرار گیرند.
در واقع بیانیه ماموریت سازمان یک موضوع دینامیک بوده و به هیچ وجه حالت ایستا ندارند.
چگونگی تدوین بیانیه ماموریت
همان‌گونه که بیان شد جهت تدوین بیانیه ماموریت بایستی به ۴ ویژگی اصلی آن یعنی “جامعیت”، “الویت” ، “فضای کسب و کار” و “پویایی” توجه نموده و بر مبنای این ۴ اصل نسبت به تدوین بیانبه ماموریت سازمان خود اقدام نماییم.
البته جزییات بیانیه ماموریت هر سازمان (بسته به فعالیت آن ) مختص خود آن سازمان است، اما کلیات آن تابع شرایط و ویژگی‌های بیان شده فوق است.
نمونه‌ایی از یک بیانیه ماموریت
جهت آشنایی با یک بیانیه ماموریت که در آن مبانی فوق‌الاشاره تا حد زیادی رعایت شده‌اند، بیانیه ماموریت یک شرکت بازرسی که اخیراً تدوین شده است، عیناً در پی می‌آید و سپس به اختصار به برخی از نکات مهم آن اشاره خواهد شد:
ماموریت شرکت
شرکت “ما” یک بنگاه اقتصادی است که در زمینه بازرسی فنی و ایمنی صنعتی و ممیزی سیستم های کیفیت و ایمنی و صدور گواهی‌نامه‌های قانونی و ارایه خدمات مشاور و آموزشی فعالیت می‌کند.
مسؤولیت ما در مقابل نهادهای ملی و بین المللی
مسؤولیت اول ما در مقابل نهادهای ملی و بین المللی است که به نیابت آنها اقدام به انجام بازرسی و صدور گواهی‌نامه می‌کنیم. ما با انجام وظایف خود، منطبق بر قوانین و مقررات ملی و بین‌المللی تلاش می‌کنیم تا در بالا بردن ضریب ایمنی جان اشخاص و امنیت اموال مشتریان و حفاظت از محیط زیست سهیم باشیم.
مسؤولیت ما در مقابل مشتریان و گیرندگان خدمات
ما در برابر مشتریان و همچنین همه افرادی که از خدمات ما استفاده می‌کنند مسوولیم، بنابراین هر عملی که برای برآوردن نیازها و خواسته‌های آنان انجام می‌دهیم باید از کیفیت و سرعت بالایی برخوردار باشد. روابط ما با مشتریان بر محور صداقت، احترام و معاضدت استوار است.
مسؤولیت ما در مقابل کارکنان
روابط متقابل ما با کارکنان باید مطابق اصول اخلاقی و کرامت انسانی باشد تا همگی در کار خود احساس امنیت نماییم. ما باید به کارکنان کارمزد مناسب و معقولی بپردازیم و در مقابل انتظار داریم آنها از تمام توان و ظرفیت‌های خود برای رشد و تعالی شرکت استفاده نمایند. ما باید شایستگی کارکنان را شناسایی کرده و در یک فضای یادگیری دانش تخصصی آنان را از طریق آموزش ارتقاء دهیم. ما باید برای تمام کسانی که شایستگی لازم را دارند، فرصت‌های رشد و پیشرفت فراهم کنیم.
مسؤولیت ما در قبال سهامداران
مسؤولیت نهایی ما در مقابل سهامداران است. ما باید در راستای اهداف و راهبردهای تعیین شده، تلاش نماییم تا آنها سود عادلانه، مشروع و معقولی را دریافت نمایند.
مسؤولیت اجرایی ما
ما برای دستیابی به این موارد مهم، باید با ایجاد فضای سالم کار، ضمن استفاده از کارکنان متخصص، صدیق و شایسته، امور فنی و مدیریتی خود را با استفاده از فنآوری‌های روز، در قالب یک نظام مبتنی بر کیفیت، برنامه‌ریزی و با دقت اجر نماییم.
نکات مهم بیانیه:
همان‌طور که ملاحظه می شود، شرکت مورد مثال، در ابتدا تحت عنوان ماموریت شرکت، ماهیت خود (به عنوان یک بنگاه اقتصادی) و زمینه فعالیت‌اش (به عنوان موسسه بازرسی و…) را به عنوان ماموریت شرکت بیان نموده و در ادامه مسؤولیت های خود را به ترتیب الویت در قبال نهادهای ملی و بین‌المللی، مشتریان، کارکنان و سهامداران بیان داشته است.
این الویت‌بندی مشخص می‌نماید که در صورت تضاد منافع، کدام یک از ذی‌نفعان در الویت قرار دارند.
موسسه مورد مثال در پایان مسؤولیت‌های اجرایی خود را برمبنای مسؤولیت های موسسه در برابر ذی‌نفعان بیان نموده است. نکته مهم دیگر در بیانیه فوق، تعریف مسؤولیت‌های اول و نهایی است. در بیانیه فوق مسؤولیت اول در قبال نهادهای ملی و بین‌المللی عنوان گردیده که شرکت به نیابت از آنها اقدام به انجام بازرسی و صدور گواهی‌نامه می‌نماید و سپس موضوع انطباق با قوانین و مقررات ملی و بین‌المللی؛ شرط این مسؤولیت تعریف شده و حاصل مجموع این مسؤولیت‌ها سهیم شدن در بالا بردن ضریب ایمنی جان اشخاص و اموال مشتریان و حفاظت محیط زیست بیان گردیده است.
همچنین مسؤولیت نهایی (و نه مسؤولیت اول) شرکت در مقابل سهامداران بیان شده، آن هم با حرکت در راستای اهداف، راهبردها و برای اخذ سود مشروع.
در واقع در این بیانیه موضوع انجام امور بازرسی به نیابت از نهادهای دیگر با توجه به اهمیت اصل امانت‌دار مسؤولیت نخست شرکت عنوان گردیده و همین اصل اساسی و اخلاقی نیز مشروط به انطباق با قوانین و مقررات ملی و بین‌المللی گردیده است.
از سوی دیگر مسؤولیت نهایی در برابر سهامداران ذکر شده چرا که در نهایت، فعالیت هر بنگاه اقتصادی بایستی منجر به سود مشروع و عادلانه و نیز تحقق اهداف توسعه‌ایی آن گردد، اما همان‌طوری که اشاره شده، این مشروعیت زمانی محقق خواهد شد که تمامی حقوق صاحبان حق مسترد شده باشد و از آن جا که قانون حق مکتوب و فراگیر است، اولین صاحب حق قانون است و اخلاق نیز چیزی جز قانون منطبق با فطرت پاک نهاد آدمی نیست.
مساله مهم دیگری که از بیانیه فوق استنتاج می‌گردد، تعریف نحوه ارتباط شرکت با مشتریان و کارکنان است همان طوری که از متن بر می‌آید، این ارتباط در بستر اخلاق و بر مبنای یک ارتباط متقابل طرح‌ریزی شده است به عنوان مثال وقتی وظایف و ماموریت‌های موسسه در برابر کارکنان تعریف می‌گردد، بلافاصله به وظایف کارکنان در قبال موسسه نیز اشاره می‌شود.
اما شاید مهمترین نکته این بیانیه مسؤولیت ها ی اجرایی آن باشد، که پس از تعیین تمامی مسؤولیت‌های شرکت تعریف شده و موضوع پویایی به دقت در آن پیش‌بینی گردیده است.
و نکته پایانی این که؛ بیانیه مورد مثال با درک اهمیت اصل پاسخگویی طراحی گردیده و در آن ضمیر “ما” اشاره‌ای است به تمامی ذی‌نفعان، بدین معنا که تمامی ذی‌نفعان سازمان بایستی الویت‌ها و اصول به کار گرفته شده در این بیانیه را درک نموده و به آن احترام گذارند.
کلام پایانی
اینک که با موضوعات “مشروعیت سود”، “شفافیت” و “ماموریت‌های سازمان” آشنا شدیم، باید تلاش نماییم این اصول را به عنوان زیرساخت‌هاای استانداردسازی واقعی اخلاق کسب و کار در سازمان خود (فارغ از نوع فعالیت آن)، اجرا نماییم و مطمئن باشیم که با ایجاد این زیرساخت‌ها گام‌های بلندی به سوی تعالی سازمانی برداشته‌ایم.
در قسمت‌های بعدی با تفضیل بیشتری به زیرساخت‌های لازم جهت استقرار نظام اخلاقی سازمان و استانداردسازی اخلاق کسب و کار اشاره خواهیم نمود.